La nouvelle norme pour les réunions d’organisations publiques, présentielles et à distance

À quoi ressemble la nouvelle norme pour les collectivités locales ? Bien que dans de nombreuses régions du monde, de plus en plus de travailleurs retournent au bureau, beaucoup de gens pensent que le recours massif au télétravail que nous avons observé ces derniers mois est appelé à durer. Dans le même temps, les travailleurs de retour au bureau s'attendent à être accueillis dans des espaces sûrs, reconfigurés afin de répondre aux exigences de distanciation sociale.

Ce qui reste la "norme" est la nécessité pour les collectivités locales de continuer à servir leurs communautés. Les réunions continueront à avoir lieu. Il y aura toujours des débats, des prises de décision et des votes sur des sujets locaux. Ce qui exige un travail de collaboration entre les employés et les conseillers, qu'ils soient en télétravail ou présents au bureau.

Cependant, une étude commanditée par Shure (avant le confinement) citait la mauvaise qualité du son en salle de réunion comme une source majeure de frustration pour les travailleurs participant à des réunions virtuelles.  Parmi leurs principales frustrations, les répondants ont signalé le bruit de fond, les échos, le fait de n'entendre qu'une partie de ce qui se dit et des conversations parallèles. Ce n’est plus acceptable si la nouvelle norme des collectivités locales consiste en un mélange de collaborateurs présents au bureau et d’autres rejoignant les visioconférences depuis chez eux.

Une collaboration avec un son clair et intelligible – de n’importe où

Les personnes en télétravail veulent avoir l'impression de toujours faire partie d’une équipe. Que faut-il donc, dans ce cas de figure ?

• Les employés, délégués ou autres participants doivent pouvoir se joindre à la réunion tout en travaillant à distance.
• Les réunions impliquant des participants se situant dans des lieux géographiques différents, bâtiments des collectivités locales et domicile des salariés, doivent apparaître comme un seul et même événement.
• L'interprétation simultanée à distance doit fournir de multiples traductions claires et fiables, que les participants soient en transit, chez eux ou sur leur lieu de travail.
• La sécurité et la confidentialité, grâce à un encryptage des données audio, sont essentielles à la protection du contenu des réunions.
• Les outils de gestion de réunion doivent garantir un processus et des procédures démocratiques, indépendamment de l’endroit où se tient la réunion.

Et ce n’est pas tout. Quel que soit le scénario ou la configuration nécessaire, en présentiel ou à distance, aujourd’hui et dans un avenir proche, le travail collaboratif des collectivités locales nécessite une technologie permettant une communication sans faille entre toutes les personnes impliquées. Tout cela impliqué des capacités d'intégration avec toute une gamme de solutions partenaires.

Beaucoup de facteurs sont manifestement à prendre en considération. Mais comme les réunions alliant présentiel et distanciel continuent de faire partie de la vie des collectivités locales, une expérience sonore irréprochable, de n'importe où, doit devenir la nouvelle norme.

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