Best practices per meeting virtuali

Un motivo fondamentale per cui le teleconferenze sono così stancanti è che è davero molto difficile per il tuo cervello ascoltare ed elaborare un suono scadente. La concentrazione vacilla se è difficile sentire quello che dicono gli altri. Puoi rimanere concentrato solo per un breve periodo dopodiché subentra la stanchezza.

Ecco alcune cose che devi tenere a mente per assicurarti che la tua voce venga catturata e per rendere l'esperienza migliore per tutti.

PRIMA DELLA CALL

TROVA UN POSTO TRANQUILLO

Evita ambienti rumorosi Stabilirsi in una stanza tranquilla non solo aiuta te ma anche tutti gli altri a rimanere concentrati. Ricorda anche spegni le notifiche sul tuo cellulare o su altri dispositivi. Se ti distrai facilmente, procurati delle cuffie con cancellazione del rumore di buona qualità o degli auricolari con isolamento acustico per escludere i rumori di fondo nella tua stanza.

UTILIZZA LA GIUSTA APPARECCHIATURA

Non fare affidamento sul microfono del tuo laptop integrato. È omnidirezionale, il che significa che cattura tutto il rumore nella stanza e può sovrastare la tua voce. I microfoni USB esterni che si trovano sulla tua scrivania, sono ideali perché sono progettati per captare direttamente la tua voce e possono anche essere avvicinati in modo da non doverti sporgere. Auricolari o cuffie con microfono integrato sono un'altra buona opzione in quanto sono molto più vicini alla tua bocca a causa del loro design.

VERIFICA IL TUO SETUP

Controlla la tua attrezzatura e fai un test di funzionamento prima che il meeting inizi.

• Aggiorna il software della tua conferenza Non vuoi che ti venga richiesto un aggiornamento durante la tua call di lavoro.
• Utilizza una connessione cablata anziché Wi-Fi per evitare interruzioni.
• Assicurati che i dispositivi esterni come microfono, altoparlanti e videocamera siano configurati correttamente e funzionino.
• Verifica che la batteria del dispositivo wireless o Bluetooth® sia completamente carica.

DURANTE LA CALL

METTITI IN MUTO

Se non stai parlando, disattiva il tuo audio per limitare il rumore di fondo per tutti gli altri durante la chiamata ed evitare quindi il rischio di causare un'eco. Non essere ti vergognare di dire agli altri di mettere in muto anche i loro microfoni. Aiuta molto quando lo fanno tutti.  Quando è il tuo turno di parlare, non dimenticarti di togliere il muto.

PARLA

Non tutti nei meeting virtuali utilizzano lo stesso setup. Vuoi far sentire la tua voce in maniera forte e chiara a tutti, quindi assicurati di parlare e, cosa più importante, parla dentro al microfono.
Nota: se utilizzi auricolari o cuffie cablati, evita movimenti non necessari in modo da non sentire il rumore del microfono che sfiora la maglietta. Puoi anche valutare di passare ad un dispositivo Bluetooth.

NON PARLARE SOPRA AD ALTRI

Lasciare che altre persone finiscano quello che hanno da dire non è solo una questione di buone maniere. A causa di connessioni lente e ritardi, la comunicazione full duplex potrebbe non essere possibile, quindi sii paziente e non interrompere. Inoltre, quando parli per un periodo di tempo più lungo, ricorda di fare pausa per qualche secondo per dare agli altri la possibilità di mettersi al passo e rispondere.

COME SISTEMARE UN AUDIO SCADENTE?

Leggi questo articolo relativo a che cosa renda scadente l'audio nelle tue conference call.