Beste handelwijzen voor virtueel vergaderen

Een cruciale reden dat conference calls zo vermoeiend zijn, is dat je hersenen zo hard moeten werken om naar slecht geluid te luisteren en dat te verwerken. De concentratie verslapt als het moeilijk is om anderen te verstaan. Dan kun je maar korte tijd gefocust blijven voordat de vergadermoeheid toeslaat.

Hier zijn een paar dingen om aan te denken, zodat jouw stem telt en de ervaring voor iedereen beter wordt.

VÓÓR HET GESPREK

ZOEK EEN RUSTIGE OMGEVING

Mijd rumoerige plekken. Als je in een rustige ruimte gaat zitten, helpt dat niet alleen jou, maar ook alle anderen om gefocust te blijven. Denk er ook aan om de geluidssignalen van je mobiele telefoon en andere apparaten uit te zetten. Als je snel afgeleid bent, kun je een goede noise cancelling koptelefoon of sound isolating oortelefoon gebruiken om achtergrondgeluiden in je kamer te weren.

GEBRUIK DE JUISTE APPARATUUR

Vertrouw niet op je ingebouwde laptopmicrofoon. Die is omnidirectioneel, wat inhoudt dat hij alle geluiden in je kamer opvangt die je stemgeluid kunnen overstemmen. Externe USB-microfoons die op je bureau staan, zijn ideaal omdat ze zo ontworpen zijn dat ze je stem direct opvangen, en je ze naar je toe kunt trekken, zodat je niet voorover hoeft te buigen. Oor- of koptelefoons met een geïntegreerde microfoon zijn ook een goede optie, aangezien ze door hun ontwerp al veel dichter bij je mond zitten.

TEST JE OPSTELLING

Controleer je apparatuur en doe een test, ruim voordat de vergadering begint.

• Update je conferentiesoftware. Je wilt geen onverwachte updates tijdens het gesprek.
• Gebruik liever een bekabelde verbinding dan wifi om drop-outs te voorkomen.
• Zorg dat externe apparaten zoals de microfoon, speakers en camera correct geconfigureerd zijn, en werken.
• Controleer of de accu van je draadloze of Bluetooth®-apparaat volledig opgeladen is.

TIJDENS HET GESPREK

DEMP JEZELF

Als je niet praat, demp dan jezelf om achtergrondgeluiden voor alle anderen bij het gesprek te beperken en te voorkomen dat je een echo veroorzaakt. Aarzel niet om ook anderen te vragen hun microfoon te dempen. Het helpt alleen als iedereen het doet. Als je zelf weer aan het woord bent, vergeet dan niet de microfoon weer aan te zetten.

SPREEK LUID EN DUIDELIJK

Niet alle deelnemers hebben dezelfde technische configuratie. Je wilt voor iedereen goed te horen zijn, dus zorg dat je luid en duidelijk spreekt en, nog belangrijker, in je microfoon spreekt.
Let op: Voorkom als je een bekabelde oor- of koptelefoon draagt dat je onnodig beweegt, zodat je de microfoon niet langs je shirt hoort schuren. Je kunt eventueel ook overstappen op een Bluetooth-apparaat.

NIET IN DE REDE VALLEN

Andere mensen laten uitspreken is niet alleen een kwestie van goede manieren. Vanwege trage verbindingen en vertraging is volledige duplex-communicatie misschien niet mogelijk; wees dus geduldig en onderbreek anderen niet. En als je langere tijd aan het woord bent, vergeet dan niet om een paar seconden te pauzeren om anderen de kans te geven om bij te raken en te antwoorden.

WAT DOE JE TEGEN SLECHT GELUID?

Lees dit aanverwante artikel over de oorzaken van slecht geluid bij conference calls en wat je eraan kunt doen.