Una razón fundamental por la que las conferencias telefónicas son tan agotadoras es porque es muy difícil para nuestro cerebro escuchar y procesar un sonido deficiente. Es complicado mantener la concentración cuando no podemos escuchar lo que dicen los demás. Solo puedes mantenerte concentrado por un corto tiempo antes de que empiece la fatiga.
Aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta para asegurarte de que tu voz es escuchada y para que la experiencia sea lo mejor posible para todos.
Evita ambientes ruidosos. Permanecer en una habitación tranquila ayuda a que todos mantengan la concentración. Recuerda silenciar las notificaciones en tu teléfono móvil y otros dispositivos. Si te distraes con facilidad, consigue unos auriculares con un sistema de cancelación de ruido de buena calidad o con aislamiento para evitar los ruidos de fondo.
No confíes en el micrófono integrado en tu portátil. Es omnidireccional, lo que significa que captura cualquier sonido de la habitación que puede dominar sobre tu voz. Los micrófonos USB externos que pueden montarse sobre tu escritorio son ideales ya que están diseñados para captar directamente tu voz y te los puedes acercar para que no tengas que inclinarte. Los auriculares de diadema o in-ear con micrófono integrado son otra buena opción ya que su diseño provoca que estén más cerca de tu boca.
Chequea tu equipamiento antes de que empiece la reunión.
Si no está hablando, muévete para limitar el ruido de fondo de los demás en la llamada y evitar el riesgo de provocar eco. Que no te de verguenza pedir a los demas que silencien sus micrófonos también. Esto solamente es útil si todos lo hacen. Cuando sea el momento de hablar otra vez, no te olvides de activarlo.
No todos en la llamada tienen la misma configuración técnica. Si quieres que los demás te escuchen bien, asegúrate de hablar alto y, más importante, hacerlo hacia tu micrófono.
Nota: Si estás utilizando auriculares con cable, evita movimientos innecesarios para que el roce del micrófono con la camiseta no haga ruido. También puedes considerar la opción de cambiar a un dispositivo Bluetooth.
Dejar que los demás acaben de hablar no solamente es una cuestión de buena educación. Debido a conexiones lentas y lags, la comunicación bidireccional no siempre es posible así que sé paciente y no interruptas. También, cuando hables durante un periodo de tiempo largo, recuerda parar durante unos segundos para dar a los demás la oportunidad de responder y participar.
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