Práticas recomendáveis para reuniões virtuais

Um importante motivo para chamadas em conferência serem tão cansativas é a dificuldade de nosso cérebro ouvir e processar som de má qualidade. É difícil manter a concentração quando não ouvimos bem o que os outros estão dizendo. Só podemos nos manter concentrados por um curto período até que comece a surgir o cansaço da reunião.

Seguem alguns aspectos a considerar para que a sua voz seja bem ouvida e para melhorar a experiência de todos.

ANTES DA CHAMADA

ENCONTRE UM LOCAL SILENCIOSO

Evite ambientes barulhentos. Estar em um quarto ou sala silencioso ajuda a manter não só a sua concentração, mas também a de todos os participantes. Lembre-se também de desativar as notificações do seu celular e de outros dispositivos. Se você se distrai com facilidade, use headphones com cancelamento de ruído ou fones in-ear com isolamento de som de boa qualidade para se desligar do ruído ambiente.

USE OS EQUIPAMENTOS CERTOS

Não confie no microfone do seu notebook. Ele é omnidirecional, ou seja, capta todo o ruído do espaço que pode se sobrepor à sua voz. Microfones USB externos posicionados na mesa são ideais, porque são projetados para captar diretamente a sua voz e também podem ser aproximados, evitando assim que você precise se inclinar ao falar. Fones de ouvido com microfone integrado são outra boa opção, já que a captação é feita muito mais perto da boca.

TESTE OS SEUS EQUIPAMENTOS

Confira os seus equipamentos e faça um teste bem antes do início da reunião.

• Atualize o seu software de conferência. Você não vai querer que comece nenhuma atualização inesperada no meio da chamada.
• Use uma conexão com fio em lugar de Wi-Fi para evitar quedas de sinal.
• Verifique se equipamentos externos como microfone, alto-falantes e câmera estão configurados e funcionando bem.
• Veja se a bateria do seu dispositivo sem fio ou Bluetooth® está totalmente carregada.

DURANTE A CHAMADA

SILENCIE O SEU MICROFONE

Se você não estiver falando, silencie o seu microfone para reduzir o ruído ambiente ouvido por todos da chamada e evitar o risco de eco. E não tenha vergonha de pedir que os outros participantes silenciem os microfones deles. Esse método só funciona quando todos o praticam. Mas quando chegar a sua vez de falar, não se esqueça de ativar o microfone.

FALE ALTO E CLARO

Nem todos os participantes contam com a mesma configuração técnica. Você quer que todos ouçam você em alto e bom som. Portanto, fale alto, claro e — o mais importante — em direção ao microfone.
Observação: se estiver usando fones de ouvido com fio, evite movimentos desnecessários para não causar ruídos pelo toque do microfone na roupa. Considere também usar um dispositivo Bluetooth®.

NÃO FALE DEMAIS

Deixar que as outras pessoas terminem o que estão dizendo é mais que uma questão de educação. Devido a conexões lentas e atrasos, talvez não seja possível realizar uma comunicação full duplex. Portanto, tenha paciência e não interrompa os demais participantes. Além disso, quando você falar por mais tempo, lembre-se de fazer uma pausa de alguns segundos para que os outros tenham a oportunidade de entender o que você diz e responder.

COMO SOLUCIONAR UM SOM DE MÁ QUALIDADE?

Leia este artigo relacionado sobre o que deixa o som da sua chamada em conferência tão ruim e o que fazer para solucionar isso.