La nuova normalità per riunioni governative in sede e da remoto

Che aspetto ha la nuova normalità per le amministrazioni pubbliche locali? Sebbene in molte parti del mondo sempre più lavoratori stiano gradualmente tornando in ufficio, molte persone credono che il massiccio passaggio al lavoro a distanza che abbiamo visto negli ultimi mesi sia destinato a perdurare. Allo stesso tempo, i lavoratori di ritorno in ufficio si aspettano di trovare spazi sicuri, riconfigurati per gestire le esigenze del distanziamento sociale.

In tutto questo, ciò che rimarrà “normale” è la necessità per le amministrazioni pubbliche di continuare a servire la propria comunità. Le riunioni continueranno a svolgersi. Il dibattito, il processo decisionale e la votazione su questioni locali proseguiranno. E questo richiede un lavoro collaborativo tra dipendenti e consiglieri operativi sia da remoto che in ufficio.

Tuttavia, una ricerca condotta per conto di Shure (prima del lock-down) ha citato la scarsa qualità audio nelle sale riunioni come causa di una grande frustrazione per i lavoratori che prendono parte alle riunioni virtuali. Gli intervistati hanno elencato il rumore di fondo, gli echi, l’audio a singhiozzo e conversazioni collaterali come motivi principali della loro frustrazione. Questo non può più essere accettabile se la nuova normalità delle amministrazioni pubbliche è una combinazione di riunioni sia da remoto che in sede.

Collaborazione cristallina, da qualsiasi luogo

Le persone che lavorano da casa vogliono sentirsi parte di un quadro più ampio. Allora, su cosa è necessario intervenire per gestire al meglio questo scenario?

• Dipendenti, delegati o altri partecipanti devono essere in grado di partecipare alla riunione mentre lavorano da remoto.
• Le riunioni condotte da più sedi, sia dagli edifici dell’amministrazione pubblica che dalle case dei dipendenti, dovrebbero essere vissute come se fossero un singolo evento.
• La traduzione simultanea a distanza deve essere chiara e affidabile, indipendentemente dal fatto che i partecipanti siano in movimento, a casa o sul posto di lavoro.
• La sicurezza e la riservatezza proprie dalla crittografia audio, sono essenziali per proteggere il contenuto delle riunioni.
• Gli strumenti di gestione degli incontri devono assicurare lo svolgimento e le procedure democratiche, indipendentemente dal luogo in cui si svolgono.

Non è tutto. Indipendentemente dalla necessità, legata o meno al contesto, di alternare lavoro in sede e da casa la collaborazione all’interno delle amministrazioni pubbliche necessita di una tecnologia che consenta una comunicazione senza interruzioni per tutti. Aspetto che richiede la possibilità di integrare la tecnologia audio con soluzioni di piattaforme partner.

Chiaramente vi sono molti aspetti a cui pensare. Ma poiché oggi e nel prossimo futuro le riunioni dell’amministrazione pubblica vedranno la partecipazione sia da remoto che in sede la necessità di un'esperienza sonora impeccabile deve diventare la nuova normalità.

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