Un nuovo modo di collaborare in ufficio

Di cosa necessitiamo per garantire la collaborazione fra colleghi fino alla fine di quest’anno e nel prossimo futuro? Certamente, dobbiamo cambiare le abitudini che avevamo ad inizio 2020. Chi torna al lavoro, ha una comprensibile sensazione di ansia, nonostante i livelli di igiene e di distanziamento sociale garantiti nel proprio ufficio. Molti dipendenti continueranno a lavorare da casa, quindi ci saranno meno persone con cui condividere gli ambienti di lavoro.

Oltre alle soluzioni di videoconferenza che assicurano il collegamento fra chi lavora da remoto e chi è presente in ufficio, gli ambienti di lavoro così come le sale riunioni cambieranno.

Come si manifesteranno questi cambiamenti? Secondo Kevin Smith, direttore UCANZ System presso Shure, "Le discussioni che stiamo attualmente avendo con i clienti si focalizzano sulla possibilità di aumentare le Huddle Room, ambienti che accolgono una o due persone, ridimensionando lo spazio in modo che le sale riunioni più grandi ospitino gruppi più piccoli, e incoraggiando le persone a utilizzare i propri dispositivi per ridurre al minimo i punti di contatto comuni".

Garantire il distanziamento sociale

Mentre le aziende si concentrano sulla creazione di spazi sicuri ed efficaci, gli uffici vengono riorganizzati per consentire il distanziamento sociale. È chiaro che sarà sempre più raro vedere le scrivanie disposte ordinatamente in un open space.

Abbiamo identificato due trend relativi agli spazi di lavoro e di collaborazione:

·         Huddle Room: aspettatevi di vedere spazi per riunioni e collaborazione più piccoli - e più numerosi – risultato di una conversione di meeting room più grandi. Queste piccole stanze possono essere progettate per ospitare un solo partecipante che si connette con colleghi e clienti remoti, piuttosto che interi team. Anche le sale riunioni possono diventare sale per utenti singoli. Poiché le huddle room saranno utilizzate più frequentemente e per diversi tipi di attività, comprese gli incontri strategici con i clienti, la necessità di strumenti di collaborazione e AV di buona qualità sarà una priorità.

·         Luoghi di lavoro dislocati: nel tentativo di gestire il ritorno al posto di lavoro, alcune organizzazioni stanno decentralizzando e distribuendo la loro forza lavoro. Ciò può comportare la riduzione della pressione sugli uffici affollati spostando il personale del front office in posti alternativi, come gli uffici satellite. Ci si può anche aspettare la dislocazione delle persone all'interno di un unico luogo di lavoro, ad esempio con le sale riunioni riconfigurate per un minor numero di partecipanti.

Cambiare le priorità di investimento

In Shure, prevediamo che i cambiamenti del posto di lavoro avranno un impatto sulla spesa IT e AV. Il business richiederà soluzioni di alta qualità in grado di mantenere sempre in contatto il team, ovunque ne siano dislocati i componenti. In questo nuovo contesto, gli investimenti dedicati alle sale conferenze probabilmente sono saliti al primo posto nella lista delle priorità aziendali. Si tratta di garantire alle persone lo spazio per comunicare in modo sicuro ed efficace con tutta l'azienda.

Ecco come sarà verosimilmente speso il budget:

·         Sia in ambito aziendale che nell'istruzione, la prospettiva è che si attrezzino piccole stanze con apparecchiature AV per favorire la comunicazione e la collaborazione. Inoltre, è probabile che le huddle room, molto comuni nell'ambiente aziendale, diventino stanze per una sola persona e potrebbero essere modernizzate per soddisfare un uso più intensivo. A loro volta, le stanze più grandi dovranno essere adattate per ospitare comodamente meno persone.

·         Molti degli uffici secondari non sono attrezzati con gli stessi standard qualitativi della sede centrale. Per evitare frustrazioni e persino gelosie, è indispensabile che tutte le sedi possano contare sugli stessi standard qualitativi, puntando all’obiettivo che tutti i partecipanti alla videoconferenza si trovino un unico evento multimediale.

·         Altre tecnologie audio secondarie si aggiungeranno alla lista degli investimenti AV. Ne parliamo più dettagliatamente nel nostro blog "Il futuro sarà touch-less?", ma è importante includerlo in questa argomentazione sulle priorità di investimento. Ci aspettiamo di vedere una diffusione di soluzioni che incorporano una tecnologia audio avanzata, ma che possono essere installate su soffitti e pareti, fuori portata per i partecipanti alla riunione. Un esempio sono gli array microfonici Shure MXA, supportati dal software di gestione da remoto.

 Audio impeccabile per sale conferenza, da qualsiasi luogo

Sia che lavorino in un nuovo ufficio satellite, in una huddle room nella sede principale o da casa, i dipendenti devono essere in grado di connettersi senza sforzo con i loro colleghi e i partner commerciali. Una qualità audio impeccabile e un'intelligibilità del parlato coerente sono essenziali. In un sondaggio condotto su 400 professionisti negli Stati Uniti (prima del blocco COVID-19), l'82% aveva subito un impatto negativo a causa della scarsa qualità audio, con chiamate riprogrammate e danni al proprio brand. Tutto ciò non è piacevole, con il 96% che afferma di essere frustrato dalle proprie riunioni virtuali. Non sorprende quindi che ci aspettiamo che gli spazi per riunioni degli uffici di nuova concezione presentino soluzioni di collaborazione virtuale di qualità superiore. Una tecnologia affidabile che cattura ogni sfumatura, da ogni area di lavoro, consentirà ai team dislocati in vari luoghi di continuare a collaborare.

Esplora lo Shure Audio Ecosystem per le conferenze per saperne di più.