Samenwerken op kantoor, nieuwe stijl

Hoe zal samenwerking op kantoor er de rest van dit jaar en daarna uitzien? Het zal zeker anders zijn dan aan het begin van 2020. Het is begrijpelijk dat er onder mensen die terugkeren naar de werkplek, een gevoel van angst heerst over de veiligheid als het om hygiëne op kantoor en onderlinge afstand gaat. Veel medewerkers zullen thuis blijven werken zodat de ruimtes met minder mensen gedeeld worden.

Behalve dat videoconferentie-oplossingen ervoor zorgen dat medewerkers op afstand en op kantoor verbonden blijven en blijven samenwerken, zal ook de kantoorruimte waarin ze vergaderen, veranderen.

Hoe zullen die veranderingen zich manifesteren? Volgens Kevin Smith, UCANZ Director for Integrated Systems van Shure, “draaien de gesprekken die we momenteel met klanten houden, om het uitbreiden van het aantal kleine ruimtes voor één of twee mensen, het verkleinen van ruimtes zodat grotere vergaderruimtes kleinere groepen kunnen herbergen, en het aanmoedigen van mensen om hun eigen apparaten te gebruiken en zo het aantal gezamenlijke contactpunten te minimaliseren.”

Onderlinge afstand faciliteren

Nu bedrijven gericht zijn op het creëren van veilige en efficiënte ruimtes, worden kantoren opnieuw ingericht om onderlinge afstand te faciliteren. Het wordt nu duidelijk dat rijen losstaande bureaus in grote, open ruimtes veel minder gangbaar zullen worden.

We onderscheiden twee specifieke trends in kantoorruimtes en samenwerking:

• Kleinere ruimtes: Je kunt kleinere - en meer - vergader- en samenwerkingsruimtes verwachten nu voormalige grote kantoorruimtes worden omgebouwd. Deze kleine ruimtes zijn zo ontworpen dat ze plaats bieden aan maar één deelnemer die verbinding maakt met collega’s en klanten op afstand, en niet meer aan een heel team. Ook huddlerooms worden wellicht nog maar door één persoon gebruikt. Naarmate die kleinere ruimtes steeds vaker en voor diverse taken worden gebruikt, waaronder ontmoetingen met klanten, wordt de behoefte aan AV en hulpmiddelen voor samenwerking van goede kwaliteit steeds groter.

• Verspreide werkplekken: In een poging om de terugkeer naar de werkplek in goede banen te leiden, decentraliseren en verspreiden sommige organisaties hun personeel. Hierbij kan de druk op drukke kantoren worden verlicht, doordat personeel dat klanten te woord staat naar alternatieve locaties zoals satellietkantoren wordt overgeplaatst. Ook een spreiding van mensen binnen één werkplek valt te verwachten, bijvoorbeeld doordat vergaderruimtes voor minder deelnemers worden ingericht.

Veranderende prioriteiten voor investeringen

Bij Shure verwachten we dat deze veranderingen in de kantoorruimtes gevolgen zullen hebben voor de uitgaven aan IT en AV. Meer onderdelen van het bedrijf zullen behoefte hebben aan oplossingen van hoge kwaliteit waarmee teams in contact kunnen blijven, waar ze zich ook bevinden. Dit leidt ertoe dat verbeteringen aan vergaderruimtes, die begin dit jaar wellicht lager op de agenda stonden, nu als cruciaal worden gezien. Hierbij gaat het erom dat mensen in het hele bedrijf de ruimte krijgen om veilig en effectief te communiceren.

Naar verwachting zal een deel van het budget hieraan worden besteed:

• Zowel bij bedrijven als in het onderwijs is de verwachting dat meer kleinere ruimtes moeten worden voorzien van AV-apparatuur om de communicatie en samenwerking te ondersteunen. Daarnaast zullen ruimtes als huddlerooms, die bij bedrijven heel gangbaar zijn, waarschijnlijk kamers voor één persoon worden, en worden verbeterd om tegemoet te komen aan het verwachte intensievere gebruik. Grotere ruimtes moeten op hun beurt worden aangepast om minder mensen comfortabel onder te brengen.

• Veel van die verspreide kantoren komen op locaties die niet volgens dezelfde maatstaven zijn uitgerust als het hoofdkantoor. Om frustraties en zelfs boosheid te voorkomen zullen investeringen in audio- oplossingen waardoor het lijkt alsof deelnemers van een vergadering aan één evenement deelnemen, of ze nu van buiten het hoofdkantoor of vanuit een nieuw satellietkantoor verbinding maken, een cruciale vereiste vormen.

Vlekkeloze audio voor conferentieruimtes, overal vandaan

Of ze nu werken in een nieuw satellietkantoor, een kleine ruimte in het hoofdgebouw of thuis, medewerkers moeten moeiteloos verbinding kunnen maken met hun collega’s en zakenpartners. Vlekkeloze audiokwaliteit en constante verstaanbaarheid zijn daarbij essentieel. Volgens een studie onder 400 professionals in de VS (vóór de lockdown vanwege corona) had 82% de negatieve gevolgen van slechte audiokwaliteit, zoals verplaatste gesprekken en schade aan hun merk, ondervonden. En dat bevalt ze niet, want 96% zegt dat ze gefrustreerd waren door hun virtuele vergaderingen.

Daarom verwachten we logischerwijs dat vergaderruimtes in kantoren nieuwe stijl voorzien worden van superieure oplossingen voor virtueel samenwerken. Dankzij betrouwbare techniek die elke nuance in elke werkplek opvangt, zullen verspreide teams van overal kunnen blijven samenwerken.

Bekijk voor meer informatie het Shure audio-ecosysteem voor conferenties.