オフィスコラボレーションの新たな形
今年後半以降、オフィスを中心とした協業体制はどのようなものになるのでしょうか。2020年の年初とは異なるものになっていくのは確かなようです。オフィスワークへ戻った人にとっては、衛生状態やソーシャルディスタンスの観点からオフィスの安全性に不安があるのは当然です。ただ一方で、多くのスタッフがテレワークを続けているため、オフィス空間を共用する人数自体は減るでしょう。
このような状況下、多くの組織が急ピッチで整備しているWEB会議をはじめとするビデオ会議ソリューション。これによってテレワーカーとオフィスワーカーがつながり、そして共に働くことが可能になるにつれて、会議が行われるオフィススペースも変化することになります。
その変化はどのような形で現れるのでしょうか。ShureのインテグレーテッドシステムズUCANZディレクターであるケヴィン・スミス（Kevin Smith）によると、「エンドユーザーのお客様との会話を総合すると、1～2名で利用できる個室の数を増やし、また大会議室は分割して複数の小会議室にするということです。設備機器に関してはなるべく共有による接触を減らすため、スタッフがそれぞれ一人で使う機器の利用を奨めているそうです」とのこと。
ソーシャルディスタンスの実現
組織としては、安全で、なおかつ今後の業務体制にとって効果的なオフィススペースの構築が重点課題です。特にソーシャルディスタンスをオフィス内で確保するためには、オフィスのレイアウト設計自体が見直されており、今後はこれまでの普遍的なオフィス風景、つまり広いフロアに向かい合ったデスクの島が配置されるようなレイアウトは見られなくなっていくようです。
Shureの数々のクライアントの傾向からはっきりと見えてきたトレンドは、2つあります。
- 部屋の小型化：多くは従来の広いオフィススペースを改修する形で、小規模の会議スペースやコラボレーションスペースを多数用意して運用されるようになっていきます。さらに多くは個室となり、個室同士や離れた場所にいる同僚やお客様と接続できるように設計されることもあるでしょう。従来は「ハドルルーム」とも呼ばれていた小会議室も個室になっていくかもしれません。こうした個室に近い小部屋は実にさまざまな業務で利用されるようになり、もちろんお客様など外部とのバーチャル面談も増えていくことでしょう。こうなると小部屋であったとしても、優れた会議用AVシステムやコラボレーションツールの整備が優先課題となります。
- 職場の分散化：オフィスワークへの復帰を実現するために労働力の分散化を進めている組織も多くなってきました。例えば、営業部門スタッフをサテライトオフィスなどの別拠点に移動することで人数を分散化し、さらに慌ただしいオフィスの雰囲気を和らげるなどの狙いもあるかもしれません。また前述のように会議室に代表される「人の集まる空間」の収容人数を減らし、小規模スペースを多くしていくことも、ひとつのオフィス内における職場の分散化と言えるでしょう。
投資優先順位の変化
Shureは、そうしたオフィススペースの変化がITやAVシステムへの支出に影響を与えると見ています。今後一層より多くの業務で、どこにいてもチームが緊密につながっている状態を保てるような高品質のソリューションが必要になるでしょう。それにともない、期初はアジェンダの下の方にリストされていたかもしれない会議室のアップグレードが重要課題と見なされるようになります。それは、従業員が業務全般にわたって、安全かつ効果的にコミュニケーションを図るスペースを確保することが急務だからです。
以下は、今後予想される予算の支出先です。
- 企業、教育機関共に、コミュニケーションやコラボレーションを支援するため、会議用AV機器備えた小部屋を増やすことが必要になると予想されます。加えて、企業環境でよく見られるハドルルームタイプのスペース（小会議室）は個室になる可能性が高く、予想される利用増加に対応できるようにアップグレードされることが考えられます。そして、逆に広い部屋は少人数で利用しても快適に使えるよう改修する必要があるでしょう。
- 分散オフィスの多くは、設備が本社と同じ水準に達していないことが多いのが現状です。そうしたオフィスに勤務する従業員にフラストレーションや反感を生まないようにするため、本社・サテライトオフィスにかかわらずどこから会議に参加しても一体感が得られるようなオーディオソリューションへの投資が重要な要件になるでしょう。
- ミニマルタッチ、つまり機器への接触を最小限に抑えて使用できる会議オーディオ機器が調達候補になることが考えられます。これについてはブログ「会議の未来はタッチレスか？」で詳しく取り上げていますが、このような新しいタイプのオーディオ機器を投資優先順位の議論に上げることが重要です。今後、リモートデバイス管理ソフトウェアや、会議参加者の手の届かない天井や壁面に設置できるアレイマイクロホンなどの先進的なテクノロジーを組み込んだソリューションの採用が拡大すると予想されます。
どこから参加してもクリアな音声が得られる万全な会議設備を
サテライトオフィス、本社の小部屋に出社して勤務するスタッフ、そしてリモートワーカー。地理的な条件が違えど、誰もが同僚やビジネスパートナーと簡単に接続してやり取りできなければなりません。そうした環境に必要な条件のひとつは、聞き取りやすい音声品質を安定して提供することなのです。米国に拠点を持つグローバル企業を含む、400名の事業担当者を対象にした調査（コロナ禍の前に実施）によると、82%の回答者が音声品質の低さによって会議スケジュールの再調整を余儀なくされたり、企業イメージを損ねたりしています。さらにビデオ会議などの仮想会議については96%の回答者が不満を感じると答えており、心理的に敬遠されています。
このことからも、今後最新のオフィス会議スペースには優れたコラボレーション・ソリューションが採用されることが予想されます。あらゆるワークプレースで、発言の微妙なニュアンスさえもしっかりと伝え合えるような信頼性の高い会議テクノロジー。そんな技術が今さらに進化し多くの組織が採用しようとしています。なぜならそれが、分散したチームや人材が快適に協業するこれからの働き方を可能にするからです。
詳細はShure会議用オーディオ・エコシステムをご覧ください。
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