Nowe formy współpracy biurowej

Jak będzie wyglądać współpraca biurowa jutro i w najbliższej przyszłości? Na pewno będzie ona wyglądała inaczej niż na początku 2020 roku. Osoby, które wracają do miejsca swojej pracy mogą odczuwać, co zrozumiałe, niepokój związany z bezpieczeństwem w zakresie zapewnienia odpowiedniej higieny w biurze oraz dystansu społecznego. Wielu pracowników będzie nadal pracować w domu, więc w pomieszczeniach biurowych będzie znajdować się mniej osób.

Oprócz udostępnienia rozwiązań wideokonferencyjnych, które pozwalają zapewnić łączność i współpracę pracowników zdalnych i biurowych, zmieni się też przestrzeń biurowa, w której odbywają się spotkania.

Czym będą przejawiać się te zmiany? Według Kevina Smitha, dyrektora UCANZ ds. systemów zintegrowanych w firmie Shure: „Dyskusje, które obecnie prowadzimy z klientami, koncentrują się na zwiększeniu liczby małych pokoi dla jednej lub dwóch osób, czy zmniejszaniu powierzchni, tak aby większe sale konferencyjne były przeznaczone dla mniejszych grup, a także zachęcaniu ludzi do korzystania z własnych urządzeń w celu zminimalizowania używania punktów dotychczas wzajemnie współdzielonych.”

Umożliwianie zachowania dystansu społecznego

Działania przedsiębiorstw koncentrują się obecnie na tworzeniu bezpiecznych i efektywnych przestrzeni, co przejawia się w przebudowywaniu biur, aby umożliwić zachowanie dystansu społecznego. Coraz bardziej wyraźne jest to, że rzędy samodzielnych biurek na dużych otwartych przestrzeniach biurowych staną się znacznie rzadziej spotykanym widokiem.

Zauważyliśmy dwa wyraźne trendy w zmianach przestrzeni biurowej i sposobach współpracy:

• Mniejsze pomieszczenia: Możemy spodziewać się mniejszych przestrzeni do spotkań i współpracy - i większej ich liczby - ponieważ wcześniejsze duże powierzchnie biurowe zostaną w nie przekształcone. Te małe pokoje mogą być zaprojektowane tak, aby pomieścić tylko jednego uczestnika, a nie cały zespół osób, który to łączy się ze zdalnymi kolegami i klientami. Kilkuosobowe pokoje multimedialne mogą też stać się pokojami jednoosobowymi. Ponieważ te mniejsze pomieszczenia będą używane częściej i do różnych zadań, w tym zdalnych spotkań z klientami, potrzeba zapewnienia w nich dobrej jakości rozwiązań audiowizualnych i narzędzi do współpracy stanie się priorytetem.

• Rozproszone miejsca pracy: W działaniach związanych z zarządzaniem powrotem do miejsca pracy, niektóre organizacje decentralizują swoją strukturę i rozpraszają punkty funkcjonowania swoich pracowników. Może to oznaczać zmniejszenie presji na utrzymanie biur o dużym ruchu poprzez przeniesienie działów z najczęstszymi i bezpośrednimi kontaktami z klientami do alternatywnych lokalizacji, takich jak biura satelitarne. Można się również spodziewać rozproszenia ludzi w jednym miejscu pracy, na przykład przy rekonfiguracji sal konferencyjnych tylko dla kilku uczestników spotkań.

Zmiana priorytetów inwestycyjnych

W Shure przewidujemy, że wprowadzane zmiany w konfiguracji powierzchni biurowej będą miały wpływ na wydatki w obszarach IT oraz AV. Więcej elementów funkcjonowania biznesu będzie wymagało wysokiej jakości rozwiązań, które pozwolą zespołom pozostać w kontakcie bez względu na to, gdzie się znajdują. W tym duchu zmian, modernizacje sal konferencyjnych, które wcześniej mogły znajdować znacznie niżej w programie inwestycji, już na początku roku mogą być postrzegane jako kluczowe. Chodzi o zapewnienie ludziom przestrzeni do bezpiecznej i efektywnej komunikacji w całej firmie.

Bazując na naszym doświadczeniu spodziewamy się, że część budżetu zostanie wydana w następujący sposób.

• W przedsiębiorstwach, a także w placówkach edukacyjnych oczekuje się, że więcej mniejszych pomieszczeń będzie musiało zostać wyposażonych w sprzęt AV, aby ułatwić komunikację i współpracę. Ponadto kilkuosobowe pomieszczenia multimedialne, które są bardzo powszechne w środowisku korporacyjnym, prawdopodobnie staną się pokojami jednoosobowymi i mogą zostać zmodernizowane, aby zapewnić spodziewany wzrost ich wykorzystywania. Z kolei większe pomieszczenia będą musiały zostać odpowiednio zaadaptowane, aby wygodnie pomieścić mniejsze grupy osób.

• Wiele rozproszonych biur będzie zlokalizowanych w miejscach, które nie są wyposażone w takim samym standardzie jak siedziba główna. W celu uniknięcia frustracji, a nawet zniechęcenia pracowników, kluczowym wymogiem będzie inwestycja w rozwiązania dźwiękowe, które sprawiają, że uczestnicy spotkania będą mieć wrażenie, że biorą udział w jednym wydarzeniu, niezależnie od tego, czy łączą się spoza siedziby, czy w nowym biurze satelitarnym.

• Na liście zakupów sprzętu audiowizualnego znajdą się urządzenia, które cechują się minimalną obsługą i rzadkim dotykaniem ich. Bardziej szczegółowo omawiamy to na naszym blogu „Czy przyszłe spotkania będą bezobsługowe?”, ale ważne jest, aby uwzględnić to w dyskusji na temat priorytetów inwestycyjnych. Spodziewamy się popularności rozwiązań wykorzystujących zaawansowane technologie, takich jak oprogramowanie firmy Shure do zdalnego zarządzania urządzeniami, a także mikrofonów matrycowych, które można zainstalować na sufitach i ścianach poza bezpośrednim zasięgiem uczestników spotkania.

Nieskazitelny dźwięk w sali konferencyjnej - z dowolnego miejsca

Niezależnie od tego, czy pracujemy w nowym biurze satelitarnym, małym pokoju w głównym budynku, czy w domu, pracownicy muszą mieć możliwość bezproblemowego łączenia się ze swoimi współpracownikami i partnerami biznesowymi. Kluczowa w tym wszystkim jest nieskazitelna jakość dźwięku i pełna zrozumiałość mowy. W ankiecie przeprowadzonej w USA z udziałem 400 profesjonalistów (przed lockdownem COVID-19) 82% respondentów doświadczyło negatywnego wpływu słabej jakości dźwięku, co przejawiało się zmianą terminu połączenia czy pogorszeniem wizerunku firmy. I nie są z tego zadowoleni, ponieważ 96% z nich twierdzi, że byli sfrustrowani swoimi wirtualnymi spotkaniami.

Nie jest zatem zaskoczeniem, że oczekujemy tego, że przestrzenie konferencyjne w zmodernizowanych biurach będą wyposażone w doskonałe rozwiązania do wirtualnej współpracy. W niezawodną technologię, która przechwytuje każdy niuans z każdego typu miejsca pracy i która umożliwia zespołom rozproszonym współpracę z dowolnego miejsca.

Więcej informacji na ten temat można uzyskać na stronach Ekosystem Shure Audio dla konferencji.