Las reuniones remotas en la administración pública

Los organismos de administración pública no han interrumpido sus servicios a la comunidad durante la pandemia del COVID-19. Siguieron prestando los servicios públicos esenciales, e incluso muchos empleados trabajaron desde casa durante la crisis.

En algunos casos, la labor de las administraciones locales ha sido posible gracias a las soluciones de colaboración de voz y vídeo en remoto. Dado que las reuniones del consejo y del comité son de vital importancia en el proceso democrático de las administraciones locales, se dictaron directrices, políticas y nuevos procedimientos para celebrar reuniones en remoto. Por ejemplo, desde abril de 2020, las autoridades locales de Inglaterra cuentan con nuevas competencias para celebrar las sesiones públicas de manera virtual utilizando soluciones de videoconferencia o de audioconferencia y se están adoptando normas similares en varios otros países.

Entonces, ¿cuál será la respuesta de las administraciones locales? Ahora que los funcionarios se han acostumbrado a nuevas modalidades de trabajo, ¿cabe la posibilidad de que una parte de la plantilla siga trabajando desde casa mientras se reanuda la actividad normal?

En Shure creemos que la implantación del trabajo en remoto se va a normalizar en el mundo laboral moderno. Aunque deberá gestionarse con cuidado, ya que deberán abordarse tres cuestiones esenciales:

• La seguridad: La seguridad de las conexiones es crucial. Las organizaciones gubernamentales deben asegurarse de que su red cuenta con los controles de seguridad adecuados y que utilizan soluciones de audio con encriptación.
• Los requisitos legislativos: Hay una serie de requisitos constitucionales y legislativos a los que todas las reuniones deben ajustarse, como los que regulan la agenda, el tiempo de intervención, la participación equitativa de los partidos, y el registro de los resultados de las votaciones. Los participantes y administradores que trabajan en remoto en distintas ubicaciones necesitan estar seguros de que las reuniones se ajustan a estos marcos constitucionales y legislativos.
• La calidad del audio: ¿Permite la calidad del sonido que la comunicación sea natural, como si se estuviera en la misma sala? La rápida adopción de aplicaciones de conferencia como Teams y Zoom ha tenido una enorme relevancia durante el confinamiento. Sin embargo, estas soluciones no siempre han dado el resultado esperado, debido a la desigual calidad de audio que ofrecen los auriculares in-ear baratos o los micrófonos y altavoces integrados en el portátil utilizado en la oficina en casa. Habrá que subsanar estas limitaciones en el futuro para que la continuidad del trabajo remoto sea más eficaz.

La colaboración remota en las administraciones locales

Las soluciones profesionales de conferencia por audio y vídeo ofrecen a los organismos de administración pública una vía para seguir avanzando. Además de facilitar la continuidad de la colaboración remota a corto plazo, sientan las bases de un nuevo modelo de trabajo. Por ejemplo, las soluciones de software de Shure facilitan los flujos de trabajo y requisitos específicos de las administraciones locales y contribuyen en la necesaria gestión del orden del día, de los delegados y de las votaciones. Y eso no es todo.

La rapidez con la que la gente tuvo que adaptarse repentinamente al teletrabajo desde casa no dejó tiempo suficiente para asimilar las sutilezas de la colaboración a distancia. En una videollamada grupal, ya sea por motivos laborales o sociales, todos hemos vivido situaciones en las que dos personas hablan a la vez pensando que la otra ya ha había terminado su intervención. En cambio, el uso de unos adecuados controles de reunión en la solución de conferencia garantiza unas reuniones fluidas y productivas, en las que se respetan los tiempos de intervención, tanto individual como grupal, así como las normas legislativas.

El trabajo remoto se está normalizando. Las administraciones locales tienen la oportunidad de cambiar definitivamente la forma de trabajar, colaborar y reunirse. Muchas entidades gubernamentales ya han notado los efectos positivos, como la continuidad de sus actividades, la flexibilidad o el ahorro en costes, tiempo y logística.

Contacta con el autor para solicitar más información sobre las soluciones de colaboración de audio de Shure para las administraciones locales.