Réunions gouvernementales à distance

Les collectivités locales ont pu continuer de fonctionner pour leurs communautés tout au long de la difficile pandémie de COVID-19. Les services publics essentiels ont été maintenus, même si de nombreux employés ont travaillé de chez eux pendant la crise.

Dans certains cas, l'activité des collectivités locales a été rendue possible grâce à des solutions de collaboration audio et vidéo à distance. Les réunions de conseil et les comités sont essentielles au processus démocratique des collectivités locales. C'est pourquoi des lignes directrices, des politiques et de nouvelles procédures ont été publiées à propos du déroulement des réunions à distance. En avril 2020, les collectivités locales en Angleterre ont reçu de nouveaux pouvoirs pour tenir des réunions publiques virtuelles en utilisant la technologie de visioconférence ou de conférence audio, et des lois similaires ont été adoptées dans le monde entier.

Alors, quelle est la prochaine étape pour les collectivités locales ? Le personnel étant désormais habitué à travailler selon ces nouvelles méthodes, est-il possible de maintenir un certain niveau de télétravail, tout en reprenant des activités normales ?

Chez Shure, nous pensons le travail à distance restera durablement comme une option alternative de travail. Il convient toutefois de gérer cet aspect avec soin afin de répondre à trois grandes préoccupations :

 

  • Sécurité : Il est essentiel de disposer de connexions sécurisées. Les collectivités locales doivent s'assurer que leur réseau dispose des contrôles de sécurité adéquats et utiliser des solutions audio cryptées.

 

  • Obligations légales : Il existe une série d'obligations légales et constitutionnelles auxquelles toutes les réunions doivent se conformer, tels que celles concernant les ordres du jour, les temps de parole, la participation égale des différents partis et la consignation des résultats de vote. Les participants et les administrateurs travaillant à distance sur de nombreux sites doivent être sûrs que leurs réunions sont conformes aux législations en vigueur.

 

  • Qualité du son : La qualité du son permet-elle une communication naturelle, comme quand on se trouve dans la même salle ? L'adoption rapide de logiciels de conférence comme Teams et Zoom  a été d'une grande utilité pendant le confinement.  Mais ces solutions ont pâti de la qualité sonore irrégulière des écouteurs bon marché, des micros et haut-parleurs intégrés des ordinateurs portables utilisés en télétravail. Pour rendre le travail à distance plus efficace à l'avenir, il faudra tenir compte de ces limitations.

Collaboration gouvernementale à distance

Les solutions professionnelles de conférence audio et de visioconférence montrent une voie d'avenir aux collectivités locales. Elles permettent de poursuivre, à court terme, la collaboration à distance et offrent la base pour de nouveaux modes de travail. Par exemple, les solutions logicielles Shure répondent aux modes de travail et aux exigences uniques des collectivités locales et permettent la gestion des ordres du jour, des délégués et des droits de vote requis. Et ce n’est pas tout.

La vitesse à laquelle les salariés sont soudain passés au télétravail a laissé peu de temps pour apprendre les subtilités de la collaboration à distance. Nous sommes tous familiarisés avec les visioconférence de groupe, que ce soit pour le travail ou dans un cadre plus familial, où une personne commence à parler à une autre en pensant qu'elle a terminé. Mais l'utilisation de solution de contrôle appropriées pour vos réunions garantira le bon déroulement et le succès celles-ci. Les temps de parole, individuel ou par groupe, ainsi que les directives légales seront ainsi respectés.

Le télétravail est une réalité qui est appelée à durer. Les collectivités locales ont la possibilité de changer pour de bon leurs méthodes de travail, de collaboration et de réunion. Les avantages sont déjà perçus par de nombreux organismes publics : continuité des activités, flexibilité, réduction des coûts, gains de temps et simplification de la logistique.

 

Contactez l'auteur pour en savoir plus sur les solutions audio Shure destinées à la collaboration dans les organismes publics et gouvernementaux.

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