Les bonnes pratiques lors des réunions virtuelles

L'une des principales raisons pour lesquelles les conférences téléphoniques sont si fatigantes est que le cerveau doit faire un travail considérable pour écouter et interpréter un son de mauvaise qualité. La concentration faiblit s'il est difficile d'entendre ce que disent les autres. Vous ne pouvez rester concentré qu'un court moment avant que la fatigue due à la réunion ne s'installe.

Voici quelques éléments que vous devez garder à l'esprit pour que votre voix soit entendue et pour que l'expérience soit profitable pour tous.

AVANT L'APPEL

TROUVEZ UN ENDROIT CALME

Évitez les environnements bruyants. S'installer dans une pièce calme permet, à vous comme aux autres, de rester concentrés. N'oubliez pas de désactiver les notifications sur votre téléphone portable et vos autres appareils. Si vous êtes facilement distrait, procurez-vous un casque antibruit de bonne qualité ou des écouteurs à isolation sonore pour éliminer les bruits de fond dans votre pièce.

UTILISER LE BON ÉQUIPEMENT

Ne vous fiez pas au microphone intégré de votre ordinateur portable. Il est omnidirectionnel, ce qui signifie qu'il capte tous les bruits de la pièce susceptibles de couvrir votre voix. Les microphones USB externes qui se posent sur votre bureau sont parfaits car ils sont conçus pour capter directement votre voix et peuvent également être rapprochés pour que vous n'ayez pas à vous pencher vers votre ordinateur. Les écouteurs ou les casques avec un microphone intégré sont une autre bonne option car ils sont, de par leur conception, beaucoup plus proches de votre bouche.

TESTEZ VOTRE INSTALLATION

Vérifiez votre équipement et faites un essai bien avant le début de la réunion.

• Mettez à jour votre logiciel de visioconférence. Vous éviterez ainsi toute mise à jour non désirée pendant votre appel.
• Utilisez une connexion filaire plutôt qu'une connexion Wi-Fi, afin d'éviter les coupures.
• Assurez-vous que les périphériques externes tels que le microphone, les enceintes et la caméra sont configurés correctement et fonctionnent.
• Vérifiez que la batterie de votre appareil sans fil ou Bluetooth® est complètement chargée.

PENDANT L'APPEL

COUPEZ VOTRE SON

Si vous ne parlez pas, coupez votre son afin de limiter le bruit de fond pour les autres participants à l'appel et d'éviter le risque de provoquer un écho. N'hésitez pas à dire aux autres d'en faire de même. Cela n'aide que si tout le monde le fait. Lorsque c'est votre tour de parler, n'oubliez pas de réactiver votre micro.

PARLEZ FORT

Tous les participants à l'appel n'ont pas la même configuration. Vous voulez que votre voix soit forte et claire pour tous, alors assurez-vous de parler fort et, surtout, de parler dans votre microphone.
Remarque : si vous utilisez des écouteurs ou un casque filaires, évitez les mouvements inutiles afin d'éviter que le micro ne frotte sur votre chemise. Vous pouvez également envisager de passer à un appareil Bluetooth.

NE PARLEZ PAS EN MÊME TEMPS QU'UN AUTRE

Laisser les autres finir ce qu'ils ont à dire n'est pas seulement une question de bonnes manières. En raison de la lenteur des connexions et des décalages, la communication en duplex intégral n'est peut-être pas possible, alors soyez patient et n'interrompez pas la communicationla personne qui parle. De plus, lorsque vous parlez pendant une longue période, n'oubliez pas de faire une pause de quelques secondes pour donner aux autres une chance de réfléchir et de répondre.

COMMENT CORRIGER UN MAUVAIS SON ?

Lisez cet article sur les raisons qui font que le son de votre conférence téléphonique est si mauvais, et ce qu'il faut faire pour y remédier.