95% pomieszczeń do spotkań ma minimalne zaplecze technologiczne

Od zwykłych telefonów po płaskie monitory, obecnie w większości pomieszczeń do spotkań sprzęt używany do przekazywania informacji jest dość prosty. Przeprowadzone badanie wykazują również, że ten sprzęt może stanowić wyzwanie dla uczestników spotkania. Według jednego z badań, 87% respondentów wskazuje, że odczuwa stres i frustrację wynikającą z problemów technologicznych, które mają miejsce w salach konferencyjnych.  

Są to jedne z punktów danych w nowym opracowaniu wiodącej firmy konsultingowej i badawczej Frost & Sullivan. W dokumencie „7 kroków do poprawy wirtualnych spotkań w nowej erze pracy” Frost & Sullivan (F&S) ocenia wpływ nowych wymagań w miejscu pracy i adaptacji rozwiązań oferowanych przez chmurę w odniesieniu do sprzętu dźwiękowego i związanych z tym usług.  

F&S wskazuje, że liczne wydarzenia, zaczynając od pandemii COVID-19, przez niepokoje społeczne, a na ekstremalnych warunkach pogodowych kończąc, stworzyły ogromne zapotrzebowanie na zapewnienie wirtualnej współpracy. Stwierdzono: „Spodziewane rozpowszechnienie pracy zdalnej jest jednym z głównych czynników, który organizacje powinny uwzględnić w ponownym przemyśleniu zadań i roli ich sal konferencyjnych”. 

Konferencje AV: gdziekolwiek i o każdej porze 

Celem tego ponownego przemyślenia powinno być zapewnienie „łączności z dowolnego miejsca i o każdej porze, która umożliwi sprawne funkcjonowanie zespołów i realizowanie  procesów”. Jednak od czego należy zacząć, jeśli, jak sugerują badania, 95% sal konferencyjnych jest obecnie słabo do tego przygotowanych?  

Coraz więcej organizacji zaczyna od technologii opartych na chmurze i łączy je z nowoczesnymi rozwiązaniami audiowizualnymi (AV). Oto, co F&S ma do powiedzenia na ten temat: „W przyszłości organizacja opierająca swoje funkcjonowanie na zdalnej współpracy będzie wymagała sal konferencyjnych wyposażonych w zaawansowane urządzenia AV, które będą wsparte przez nowoczesne, wydajne i niezawodne usługi konferencyjne w chmurze, w które zainwestują te organizacje”. 

Zapewnienie dźwięku wysokiej jakości jest pod tym względem niezbędne. W celu uzyskania nieskazitelnego dźwięku, na etapie ponownego opracowywania koncepcji sal konferencyjnych należy wziąć pod uwagę kilka ważnych kwestii. Należą do nich: akustyka pomieszczenia, liczba uczestników w pokoju, obecność uczestników zdalnych, rozmieszczenie monitorów i ekranów, narzędzia do współpracy (dźwięk, konferencje internetowe / multimedialne, udostępnianie treści i dokumentów), potencjalne źródła hałasu (np. cienkie ściany, ruchliwe korytarze itp.) oraz łatwość instalacji, użytkowania i zarządzania całym systemem. 

Systemy audio zwiększające wydajność 

Nieskazitelny dźwięk to kluczowy czynnik wpływający na wydajność spotkań. Jego brak jest powodem do niepokoju w wielu organizacjach. Ponad 70% starszych menedżerów zgadza się, że zła jakość dźwięku sprawia, że spotkania są nieproduktywne i nieefektywne.  Tak więc, jaką różnicę wnosi doskonały dźwięk… 

• Dla użytkowników : Odpowiednio skonfigurowane urządzenia dźwiękowe w pomieszczeniu konferencyjnym pozwalają użytkownikom skupić się na przekazywanych informacjach i dyskusji. Ograniczają one potrzebę dodatkowej obsługi sprzętu audio we wspólnych salach konferencyjnych w celu wykonywania zadań takich jak: podłączanie lub odłączanie komputerów osobistych, regulacja głośności urządzeń w pomieszczeniu, czy cykliczne włączanie zasilania lub też zmienianie położenia stołowych urządzeń dźwiękowych, co jest niezbędne w obecnych „społecznie zdystansowanych” miejscach pracy. Co więcej, użytkownicy nie będą musieli też dzwonić do administratora w celu wykonania tych operacji. 

• Dla administratorów: Zdalne zarządzanie prawidłowo skonfigurowanymi rozwiązaniami dźwiękowymi w sali konferencyjnej zapewnia personelowi pomocniczemu pełną kontrolę z dowolnego miejsca swojej pracy. Jednocześnie jest wyeliminowana potrzeba fizycznego odwiedzania pomieszczeń w celu: regulacji ustawień dźwięku (stopnia przechwytywania dźwięku przez mikrofony i mocy głośników), zmiany położenia urządzeń umieszczonych na stołach, przeprowadzania testów diagnostycznych, wykonywania aktualizacji oprogramowania oraz MACD, a także zdalnego, ponownego uruchamiania urządzeń. Dzięki możliwości aktywnego wykonywania tych zadań z dowolnego miejsca w dowolnym czasie, administratorzy będą też otrzymywać mniej zgłoszeń zapewnienia pomocy technicznej. 

Ważne jest również to, aby bez względu na wybór systemu dźwiękowego i wykorzystywanych rozwiązań aktualny sprzęt można było łatwo zaktualizować w celu zapewnienia zgodności z nowymi technologiami i rozwiązaniami różnych marek. 

Dowiedz się więcej o tym, jak (i dlaczego) unowocześniać przestrzenie biurowe przeznaczone do współpracy i mieć pewność, że nadają się one do nowych sposobów pracy.  

Przeczytaj pełny raport Frost & Sullivan.