対面とオンラインで進める協業の、新たな側面とは？

統計によると、ナレッジワーカーは毎月平均17時間を会議に費やしています。一方で、その会議は今や会議室という単位で完結するものではなく、テレワーカーも含めた他拠点をオンラインでつないで行われています。そして、そうした分散化した組織単位同士のつながりを維持しなければならないという状況は、すぐには変わりそうにありません。

さてここで、調査から見て取れる会議の実態や変化を俯瞰して見ましょう。

会議をめぐる5つの変化

1. 会議の平均時間は過去15年で10%長くなっている
2. 現在、会議の平均時間は31～60分間
3. 会議の平均参加者数は9人
4. 参加者は会議時間の平均33%が非生産的であると考えている
5. 経営幹部の70%以上が、会議の生産性や効率が低いことを認めている

これほどまで多くの時間が会議に費やされ、その生産性や効率が低いことが明らかであれば、まずはその時間を有益なものにするのが急務と言えるでしょう。調査結果からは、会議運用の現状や会議環境、そして現在可能となっている設備技術を考慮すると、その近道は明瞭な会議音声設備を整えることである、と示唆されています。

コロナ禍の緊急避難として自宅から全員オンラインでつなぐ会議のスタイルは、文字通りオンライン会議の普及をもたらしました。そして現在は、リスク対策をしながら少人数で集まり、本社会議室、支店、サテライトオフィス、自宅、出張先など他拠点に分散したスタッフが対面とオンラインを組み合わせて打ち合わせをこなし、リアルとバーチャルをミックスして協業を進めるスタイルに変化しました。

会議で自身の発言を届ける重要なデバイスであるマイクロホンも、テレワークのみであればマイク付きイヤホンで事足りたかもしれません。ところが、職場の会議室には複数の参加者の発言を等しくはっきりと拾えるようなマイクや機器がない、という場面に遭遇したことがあるのではないでしょうか。事実Shureには、「会議室から参加する人の声だけが聞き取れないので改善したい」という相談は非常に多く寄せられています。

会議室そのものの変化も

他方、広さや数など会議室のスタイルは今後どのように変化していくのでしょうか。調査からは、すでに会議空間の改修に関する投資計画が進んでいることが分かっています。

• 70%の企業は、今後2年の間にオープンオフィスへの投資を大幅に（またはある程度）拡大する計画
• 55%の企業は、今後2年の間に中～大会議室の数を大幅に（またはある程度）拡充する計画
• 59%の企業は、今後2年の間にハドルルームの数を大幅に（またはある程度）拡充する計画

働く環境が変われば、コミュニケーションのスタイルも変わり、そこに求められる設備も同時に変えていく必要があります。こうした職場の現状やIT・設備環境のトレンドなどをレポートにまとめてご提供しています。詳しくは下記リンクから。

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